Elektronisch toegangsbeheer in de zorg, weinig regelgeving, veel innovaties, weinig vooruitgang

Elektronisch toegangsbeheer in de zorg, weinig regelgeving, veel innovaties, weinig vooruitgang

Op de meeste zorglocaties van de RIBW Groep Overijssel is het toegangsbeheer elektronisch geregeld. In Steenwijk koos de zorginstelling voor een systeem dat op afstand mutaties doorvoert.

Rechten worden niet op de sleutel geschreven; gebruikers ontvangen ze via de online lezer aan de voordeur van de zorglocatie. Adviseur Facilitaire Zaken Erwin van Eerbeek: “Dit systeem heeft als bijkomend voordeel dat de sloten zijn uit te lezen.”

De RIBW-zorglocatie in Steenwijk bevindt zich sinds 2014 in de voormalige Van den Kornput kazerne. Achter de karakteristieke baksteengevels uit het Interbellum huisvest de RIBW intramuraal 24 cliënten die tijdelijk begeleiding nodig hebben. Daarnaast is er een kantoor voor de woonbegeleiders van de RIBW. Het toegangsbeheer gebeurt hier met een Salto-systeem.
De praktische waarde van het elektronisch toegangsbeheer is in Steenwijk onder andere goed voelbaar op de grens van het woongedeelte voor RIBW-cliënten en de algemene woon- en begeleidersruimtes. Een kleine hal met daaraan een keuken scheidt deze twee domeinen. Bewoners mogen na acht uur 's avonds geen gebruik meer maken van de keuken. Via het elektronisch toegangsbeheersysteem wordt de keuken elke avond automatisch op dat tijdstip gesloten. Vanaf tien uur 's avonds is ook de algemene ruimte in het hoofdgebouw niet meer toegankelijk voor bewoners; het elektronisch toegangssysteem sluit de tussendeur 's avonds automatisch af. 's Ochtends in alle vroegte zijn keuken en tussendeur weer gewoon te gebruiken. 
Zo voert de RIBW met het elektronisch toegangsbeheer de regie over de toegang van de zorglocatie – zonder dat daarvoor iedere dag op vaste tijdstippen een gebouwbeheerder fysiek ter plaatse moet zijn om, met een grote sleutelbos, sloten te ver- of ontgrendelen. 

Online autorisatie
In het verleden maakte de RIBW uitsluitend gebruik van mechanische sleutels. Inclusief alle problemen van dien, vertelt Adviseur Facilitaire Zaken Erwin van Eerbeek: “Sleutels raakten zoeken, gingen kapot. Begeleiders liepen als cipiers met dikke sleutelbossen over de gangen, dat wilden we niet. Als gevolg van ons herstelgerichte werken hadden en hebben we ook veel cliëntenmutaties.”
Genoeg redenen voor de Overijsselse zorginstelling om zich vijf jaar geleden eens te oriënteren op de mogelijkheden van elektronische toegangsbeheer. Erwin van Eerbeek: “Daarbij was voor ons een belangrijk criterium dat autorisatie online op afstand te regelen was. En dat rechten niet op de sleutel geschreven zouden worden, maar dat gebruikers hun rechten ophalen bij de entree van een zorglocatie, via een online lezer.” 
   
Voordelen 
Op diverse RIBW-locaties, waaronder Steenwijk, resulteerde dat in de inzet van Salto, een druppelsysteem met een sleutelhanger voor het ver- en ontgrendelen van toegangsdeuren. De zorgstichting gebruikt op een aantal zorglocaties ook andere systemen. Elektronisch toegangsbeheer heeft volgens Erwin van Eerbeek een aantal voordelen: “We zijn verlost van het klassieke sleutelprobleem. En bij verlies van de hoofdsleutel of een lek in het systeem hoeft niet het gehele sluitplan vervangen te worden. De eindgebruiker heeft één druppel in plaats van een bos mechanische sleutels. Toewijzen kan online en op afstand, de autorisatie wordt door de eindgebruiker opgehaald aan de voordeur, dat werkt allemaal veel eenvoudiger. En waar mechanische producten die kapot gaan niet meer te hergebruiken zijn, kun je componenten van een elektronische toegangsbeheer makkelijk opnieuw elders in je systeem inzetten.”
Ook de exploitatie is voordeliger, rekent Van Eerbeek voor: “Het vervangen van een mechanische cilinder kost gemiddeld rond 35 euro. Bij een elektronisch slot ligt dat op zo'n 600 euro. Een mechanisch slot verwisselen is per saldo goedkoper, maar als bij verlies van de hoofdsleutel het gehele sluitplan moet worden aangepast, is elektronisch sluiten niet duurder, omdat men hier alleen de rechten aanpast.” 

De praktijk
Op de zorglocaties van de RIBW functioneerde het elektronisch toegangsbeheer in de praktijk aanvankelijk niet zonder problemen, vertelt Van Eerbeek: “Al onze locaties waren stand alone ingericht. De firmware stond op een laptop, wat een risico is bij diefstal of een crash. Autorisaties gebeurden via de helpdesk, die daarvoor eigenlijk niet bedoeld is. En het onderhoud – het uitwisselen van de batterijen – was niet goed geregeld. Bij mutaties binnen onze organisatie werd een druppel nog wel eens overgegeven aan de opvolger zonder dat de naam van de vorige gebruiker uit het systeem verdween. Als zo'n tweede gebruiker een druppel dan nog eens doorgeeft aan een derde gebruiker, weet je op een gegeven moment niet meer wie je ergens toegang verleent. Dat heeft met beheer, maar ook met gedrag te maken.”
Verbetering trad op, toen de RIBW besloot het technisch en applicatiebeheer integraal uit te besteden aan ACES in Steenwijk. Van Eerbeek: “We hebben nu één database voor alle locaties, de rechten worden centraal toegewezen en er is een jaarlijkse check-up waarin wordt nagelopen of de lijst van gebruikers actueel is. Wij worden nu 24/7 ontzorgd.”

Storingen en vandalisme
Inherente nadelen heeft elektronisch toegangsbeheer ook, stelt Van Eerbeek: “De elektronica is gevoeliger voor storingen. We hebben al eens vocht in de cilinders gehad; dat levert bij elektronische systemen problemen op. En wij hebben vanwege onze specifieke clièntele ook wel eens te maken met vandalisme, en dat vandalisme richt zich ook op de cilinders, die net iets uit de deur steken. Daarnaast heeft het rondlopen met een druppel een instellingsachtig karakter en dat willen we voorkomen. Wij willen onze cliënten zo normaal mogelijk laten wonen.” 

Herstelgericht
RIBW Groep Overijssel begeleidt mensen met een psychische/psychiatrische beperking met wonen en werken en leren. Bij de RIBW Groep Overijssel worden ongeveer 800 cliënten begeleidt in een beschermd wonen omgeving. Nog eens 1400 mensen krijgen ambulante woonbegeleiding thuis. Filosofie van de RIBW: de cliënt heeft de regie over zijn eigen leven, de stichting werkt niet vanuit een instellingsgedachte. Begeleiding is herstelgericht of, als dat het maximaal haalbare is, gericht op stabilisatie. 

Kosten, gebruikers, rechten 
De RIBW Groep Overijssel zet elektronisch toegangsbeheer alleen in op de 16 grotere locaties, met meer dan 20 appartementen. Hier werkt men hoofdzakelijk met Salto, en met centraal beheer. De RIBW rolde het elektronische toegangsbeheer gefaseerd uit. De aanschafkosten liggen rond de 1000 euro voor elektronische toegang van 1 centrale toegangsdeur, en 500 euro per appartement en algemene deuren. Het beheer is afhankelijk van het aantal mutaties en het totale onderhoud is iets minder dan € 15,-- per deur. 
Gebruikers van het systeem zijn de RIBW-begeleiders (RIBW-teams bestaan doorgaans uit 13 mensen) en ondersteunende diensten zoals schoonmaker, chauffeurs, etc. Ook de cliënten die op de zorglocaties wonen, maken gebruik van het systeem. Zij hebben beperktere rechten. 

Hangijzers 
Veiligheid en privacy worden vaak gezien als hete hangijzers van elektronische toegangssystemen. Erwin van Eerbeek: “Je kunt in het Salto systeem niet inbreken in het systeem; we werken met een beveiligde online lijn. Bij verlies of diefstal kunnen we een druppel blokkeren. Het systeem heeft als bijkomend voordeel dat de sloten zijn uit te lezen. Als er iets niet in de haak is, bijvoorbeeld inbraak zonder braaksporen, kunnen we op de sleutel zien wie wanneer waar binnen was.”
Als het gaat om de privacywetgeving, heeft de RIBW een eigen protocol. Van Eerbeek: “Kort gezegd: alleen bij vermissing of verdwijning vragen wij informatie uit het systeem op.”  

Een systeem voor elektronisch toegangsbeheer moet bij je passen, zoals een auto of een huis, stelt Peter Heemstra van Advies Centum Elektronisch Sluiten ACES.

“Elektronisch toegangsbeheer is het meest complexe onderdeel van een organisatie, met de meeste impact en de minste regelgeving. Organisaties steken er vaak ook weinig energie in. Mijn advies aan zorginstellingen die elektronisch toegangsbeheer overwegen: laat je goed adviseren, door een partij zonder commerciële drijfveren. Vraag je als organisatie af: 'Wat heb ik nodig, wat zijn de uitgangspunten van mijn toegangsbeleid, wat is mijn budget?' – in plaats van op voorhand allerlei systemen naast elkaar te leggen. Bij de antwoorden op die vragen, zoek je vervolgens een passend systeem.” 

“Er is voor elektronisch toegangsbeheer weinig regelgeving maar ook weinig remmende werking van normen. Daardoor kan er veel geïnnoveerd worden en is er veel variatie in elektrische toegangssystemen. Maar nieuwe features worden zelden zo snel toegepast als ze worden gepresenteerd. Kijk bijvoorbeeld naar  toegang via de smartphone. Bij die systemen wordt gebruik gemaakt van Bluetooth of Near Field Communication (NFC). Maar als je dat gaat uitwerken, loop je bij grotere systemen al gauw tegen bezwaren aan zoals prijs, beheer en praktische problemen zoals de juiste smartphone of provider.”

“In de zorg kan elektronisch sluiten gemakkelijk worden toegepast in verzamelgebouwen met een centrale entree. Bij extramurale (op zichzelf wonende cliënten) heeft de zorg behoefte aan een efficiënt systeem zonder bouwkundige aanpassingen, waar wijzigingen makkelijk kunnen worden doorgevoerd en makkelijk teruggezet kan worden bij het beëindigen van hulp. Hier adviseren wij vaak een eilandoplossing in de vorm van een elektronische cilinder in de deur. Deze kan gemakkelijk geplaatst en weer verplaatst worden, zodat er minimale investeringen zijn en maximale veiligheid zonder grote bouwkundige aanpassingen.”
 
“Een niet te kraken elektronisch toegangssysteem is een utopie. Als de attractiviteit hoog is, zal de veiligheid van het systeem op de proef gesteld worden. Kijk naar de OV-kaart; het was attractief om die kaart te klonen, vanwege het tegoed op de kaart. Veel toegepaste transponders met open protocollen kunnen een eenvoudig doelwit zijn. Dus moet je de veiligheid ervan op de situatie afstemmen en eventueel later ook kunnen aanpassen. Het gaat bij elektronisch toegangsbeheer altijd om de balans tussen gewenste en geboden veiligheid. Je kunt iets compleet waterdicht maken, maar dan wordt het systeem langzaam, duur en complex. Bij de zorg gelden andere eisen dan in het bankwezen. Voor de zorg is een systeem zoals de RIBW dat gebruikt veilig.”

“Een elektronisch sluitsysteem dat mechanisch sterk is, moet elektronisch ook sterk zijn. En de elektronische sterkte (zoals kopiëren, kraken, manipuleren) blijft vaak onderbelicht. Er zijn wel pogingen ondernomen om hier goede normen voor te krijgen, maar het blijft vrijblijvend. Reguleren lukt alleen bij veel draagvlak. Het is echter belangrijk om een norm te definiëren voor deurcomponenten en een norm voor de veiligheid van transponders (creditkaarten, sleutelhangers, etc). Deze norm is echter niet eenvoudig te realiseren, want eerst moeten alle neuzen dezelfde kant op.” 

Tekst: Hans Fuchs

Beeld: RIBW GO, Hans Fuchs

Hier uw advertentie?
Bel +31 (0)73 503 35 44.

Schrijf u in voor onze nieuwsbrief